Інвойс на послуги іноземному клієнту: як виставити ФОП у 2026

29-е жовтня 2026 р. 10:32

Ви ФОП і працюєте з клієнтом з-за кордону: розробка, дизайн, переклади, консультації. Клієнт чекає інвойс, банк при зарахуванні валюти теж може його попросити, а податкова — побачити в первинних документах. Розбираємось, як скласти інвойс на послуги іноземному клієнту у 2026 році, чи потрібен до нього акт і якою мовою його писати.

Що таке інвойс і навіщо він ФОП

Інвойс — це рахунок на оплату, який зазвичай виставляють іноземному клієнту. Єдиної затвердженої форми в Україні немає, тож його можна скласти в довільному вигляді. Для ФОП інвойс виконує одразу три ролі:

  • повідомляє клієнту, скільки, за що і на які реквізити платити;

  • пояснює банку, за що прийшла валюта, — банк має право запитати документи щодо операції;

  • підтверджує дохід і надання послуг, якщо податкова перевіряє первинні документи.

Чи потрібен акт, якщо є інвойс

З 1 квітня 2026 року — не обовʼязково. Закон №4791-IX змінив статтю 9 Закону про бухгалтерський облік: сторони можуть домовитись не складати акт виконаних робіт, а підтверджувати послуги документом, підписаним лише виконавцем. Для іноземних клієнтів це особливо зручно — підписати український акт для них часто незрозуміла формальність. Умови такі:

  • порядок прописано в письмовому договорі з клієнтом (договір може бути укладений і електронно);

  • в інвойсі вказано дату або період надання послуг;

  • інвойс підписаний виконавцем;

  • дохід відображено в тому періоді, коли послуги надано.

До 2026 року Мінфін теж визнавав інвойс первинним документом без акта, але лише після його оплати. Тож оплата за інвойсом і зараз залишається найкращим доказом, що послуга справді відбулась, — зберігайте банківські виписки.

Аванс чи постоплата

Якщо клієнт платить наперед, виставте рахунок на передоплату (проформу). Інвойс, який замінює акт, складайте вже на фактично надані послуги — з періодом, за який вони надані. Інвойс «на аванс» факт надання послуг не підтверджує, навіть якщо його оплатили.

Що вказати в інвойсі

  • Invoice № і дата;

  • виконавець: ПІБ ФОП латиницею й українською, РНОКПП, адреса;

  • замовник: назва компанії, країна, адреса, реєстраційний номер чи VAT ID, якщо він є;

  • опис послуг і період, за який вони надані: «Software development services, October 2026»;

  • кількість і ціна: години × ставка або фіксована сума;

  • валюта і загальна сума;

  • банківські реквізити: IBAN валютного рахунку ФОП, назва банку, SWIFT-код;

  • строк оплати;

  • посилання на договір: номер і дата;

  • якщо ви не платник ПДВ — «Без ПДВ / VAT not applicable»;

  • підпис виконавця — від руки чи кваліфікованим електронним підписом.

Реквізити клієнта мають збігатися з його договором, а ваші — з даними в Єдиному державному реєстрі. Банківський рахунок клієнта в інвойсі не потрібен.

Якою мовою складати

Документи для обліку в Україні мають бути українською, а документ іноземною мовою — мати переклад. Найпростіше рішення — двомовний інвойс, де кожне поле продубльоване українською та англійською. Інший варіант — тримати дві версії: англійську для клієнта й українську для себе.

Валюта, банк і граничні строки

Граничні строки розрахунків за експортом (180 днів) на більшість послуг не поширюються — виняток становлять, зокрема, транспортні. Тож якщо клієнт заплатить за розробку із затримкою, штрафної пені за прострочення не буде. Водночас банк може запитати інвойс чи договір для зарахування валюти, тому корисно мати їх під рукою ще до надходження платежу.

Єдиний податок з валютного доходу

Для платника єдиного податку дохід в іноземній валюті перераховується в гривні за офіційним курсом НБУ на дату його надходження. Дата інвойсу на це не впливає — важить саме день, коли гроші надійшли.

Типові помилки

  • Виставити інвойс на аванс і вважати його заміною акта.

  • Не вказати період послуг — тоді інвойс не замінює акт.

  • Не мати договору або не прописати в ньому, що акт не складається.

  • Писати ПІБ латиницею інакше, ніж у банку: через розбіжність платіж можуть затримати.

  • Тримати лише англійську версію без перекладу.

Як це зроблено у FinDrive

У FinDrive інвойс можна скласти українською або англійською, у гривні чи валюті, з вашим валютним IBAN. Реквізити ФОП підтягуються з реєстру, номер присвоюється автоматично, клієнт зберігається в довіднику — наступний інвойс робиться дублюванням попереднього. Для послуг можна позначити, що інвойс замінює акт, і вказати період надання послуг: у PDF зʼявиться відповідне формулювання з посиланням на договір і місцем для підпису виконавця. Готовий інвойс завантажується в PDF або надсилається клієнту на email.

Виставляти інвойси у FinDrive можна безкоштовно і без обмеження строку. Створити інвойс безкоштовно.

Стаття має інформаційний характер. Якщо у вас нестандартна ситуація — товари, транспортні послуги, платник ПДВ — уточніть деталі у свого бухгалтера.