Облік товарних запасів ФОП у 2026 році: хто зобовʼязаний і як вести Форму за Порядком №496

23-є жовтня 2026 р. 04:51

Наказ Мінфіну №496 про облік товарних запасів ФОП пережив гучний 2025 рік: у листопаді окружний адміністративний суд визнав його нечинним, і багато підприємців вирішили, що облік можна закинути. Але 23 квітня 2026 року апеляційний суд це рішення скасував і в позові відмовив. Наказ чинний, і вимоги до обліку ті самі, що й раніше. Розбираємось, кого це стосується і як вести облік, щоб не було питань на перевірці.

Хто зобовʼязаний вести облік

Обовʼязок вести облік товарних запасів мають:

  • ФОП на загальній системі оподаткування;

  • ФОП — платники ПДВ;

  • платники єдиного податку, які продають ліки й медичні вироби, ювелірні вироби або технічно складні побутові товари з гарантійним строком.

Важливий нюанс для третьої групи: якщо серед асортименту є хоча б один такий товар, облік ведеться за усім асортиментом, а не лише за ним. Якщо сумніваєтесь, чи стосується це вас, уточніть у бухгалтера — від відповіді залежить, чи потрібен облік узагалі.

Що таке Форма обліку і як вона виглядає

Порядок №496 (наказ Мінфіну від 03.09.2021, зареєстрований у Мінʼюсті за №1411/37033) встановлює єдину Форму обліку товарних запасів. Головне, що варто зрозуміти: це не складська книга з кількостями. Форма складається з рядків-документів, і в кожному рядку — загальна вартість товару за первинним документом.

У Формі девʼять граф:

  1. номер рядка (наскрізна нумерація);

  2. дата запису;

  3. вид первинного документа;

  4. дата його складання;

  5. номер документа;

  6. постачальник або отримувач із РНОКПП чи кодом ЄДРПОУ;

  7. вартість надходження;

  8. вартість вибуття;

  9. примітки.

Найменування, кількість і ціни конкретних товарів живуть у самих первинних документах — накладних, ТТН, митних деклараціях, актах закупівлі. Вони є обовʼязковими додатками до Форми, тож зберігати їх треба разом з нею.

З чого почати: опис залишків

Якщо на дату початку обліку товар уже є, першим рядком Форми вноситься опис залишків. У ньому перелічують товари з найменуванням, кількістю, одиницею виміру й вартістю, а в Форму йде загальна сума. Без опису подальші надходження й вибуття «висять у повітрі»: незрозуміло, від чого рахувати.

Окремо — за кожним місцем продажу

Якщо у вас кілька магазинів, кіосків чи складів, облік ведеться окремо за кожним із них. У шапці Форми зазначаються назва й адреса місця. Переміщення товару між вашими точками — це вибуття в одній Формі й надходження в іншій.

Що вносити як вибуття, а що ні

Продажі через РРО чи ПРРО у Форму не вносяться — їх фіксує касовий апарат. Вибуттям у Формі є:

  • безготівковий продаж без РРО (за рахунком, з оплатою на рахунок);

  • переміщення в інше ваше місце продажу;

  • знищення, псування чи втрата товару;

  • повернення постачальнику;

  • використання на власні потреби.

Як виправляти помилки

Записане у Формі не стирається і не переписується. Помилковий рядок позначають як «анульовано», а якщо замість нього вноситься правильний — «анульовано - виправлено, рядок N», де N — номер нового рядка. Новий рядок, своєю чергою, отримує позначку «виправлено, рядок M» з посиланням на анульований. Так перевіряючий бачить і помилку, і її виправлення.

Паперова чи електронна Форма

Порядок дозволяє обирати: на папері чи в електронному вигляді. Вимоги до змісту однакові. Електронну Форму на вимогу перевіряючого треба показати так, щоб її можна було переглянути й скопіювати — тому зручно мати вивантаження в PDF і XLSX.

Типові помилки

  • Почати облік без опису залишків — і потім не зводити кінці з кінцями.

  • Вести один спільний облік на кілька точок продажу.

  • Вносити в Форму продажі через касу — вони там зайві.

  • Виправляти записи «по живому» замість позначок «анульовано».

  • Зберігати накладні окремо від Форми і губити їх до перевірки.

Як це зроблено у FinDrive

У FinDrive облік товарних запасів веде Форму за Порядком №496 автоматично: ви вносите накладні, система ставить рядки за порядком, нумерує їх і заповнює графи як у наказі. Скан чи фото первинного документа прикріплюється прямо до рядка. Опис залишків складається з переліку товарів і сам стає першим записом. Виправлення — лише позначками «анульовано» й «виправлено». Рахунок на товар, виставлений у FinDrive, потрапляє у Форму як вибуття сам, а скасований — як «анульовано». На вимогу податкової Форма вивантажується в PDF або XLSX.

А щоб закупівлі не спотворювали прибуток, можна увімкнути облік собівартості: закуплений товар іде в запаси, а в P&L потрапляє собівартість проданого за залишком на кінець місяця. Так у місяці великої закупівлі ви не бачите штучного мінусу.

Облік товарних запасів є в усіх платних тарифах FinDrive, перші 30 днів — безкоштовно. Детальніше про облік товарних запасів.