Вихідні рахунки: статуси та їх наслідки

Статус вихідного рахунку — це не позначка «для краси», а команда системі. Ось що робить кожен.

Чернетка

Рахунок створено, але він ще не пішов клієнту. У Балансі не враховується.

Якщо у полі email вказати внутрішню адресу й зберегти, власник і директор отримають лист із проханням затвердити рахунок. У листі три кнопки: завантажити PDF, затвердити та відправити, затвердити та запланувати. Це зручно, коли рахунки готує менеджер, а підписує керівник.

Затверджено

Рахунок перевірений і готовий до відправки. З'являється поле «Заплановано на» — дата й час, коли система сама надішле рахунок клієнту (за замовчуванням — найближча година). Планові відправки виконуються щохвилини.

Дебіторська заборгованість уже сформована.

Відправлено

Рахунок надіслано на email клієнта. Формує дебіторську заборгованість на суму рахунку.

Сплачено частково

Клієнт оплатив частину. Ставиться вручну; як провести суму — дивіться статтю «Часткова оплата рахунку».

Сплачено

Клієнт розрахувався повністю. Система:

• створює дохідну операцію на суму рахунку по обраному рахунку (або привʼязує вже наявну операцію, якщо ви оберете її у формі);
• зменшує дебіторську заборгованість;
• проводить гроші через Cash Flow;
• надсилає контрагенту повідомлення про оплату, якщо заповнено email.

У формі при виборі статусу з'являється блок операції: вкажіть рахунок для зарахування та дату платежу.

Скасовано

Рахунок анульовано. Дебіторка знімається, а несплачена сума коригує P&L у рядку «Втрати». Потрібно вказати причину скасування.

Приклад життєвого циклу

1 вересня менеджер створює рахунок на 84 000 ₴ — чернетка, лист керівнику. 2 вересня керівник тисне «Затвердити та відправити» — статус затверджено, потім відправлено, у Балансі 84 000 ₴ дебіторки. 12 вересня приходять гроші — статус сплачено, створюється дохідна операція, дебіторка обнуляється, у Cash Flow — надходження 12 вересня, у P&L дохід стоїть у місяці, вказаному в «Періоді обліку прибутку».